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第27章

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工作场所的投入,要根据企业的具体情况进行地址、面积、办公设施等的选择。合理的办公投入不仅有利于员工的办公情绪,提高工作效率,还能有效地节能,减少投资。

(1)优先考虑地段

选址成本是企业在创业之初必须付出的一笔投入成本。每个投资者都必须在选址成本的投入上做到慎重、节省,以留出更多的资金来进行日后的营运。选择经营场所,应尽量选择在离库房较近的地方,那样能节省物流等各方面的成本。

沃尔玛创始人山姆·沃尔顿说:“我们尽可能地在距离库房近一些的地方开店,然后,我们就会把那一地区的地图填满;一个州接着一个州,一个县接着一个县,直到我们使那个市场饱和。”本着这种市场销售理念,沃尔玛目前已发展成为拥有4000多家商店,年收入2400多亿美元的大型跨国零售企业。

同样在选址问题上,沃尔玛超市在开业之初就确定以零售为主要业务,以平民大众为消费群体,因此,他们把商店设在不超过5000人的城镇上,保证以绝对优势成为小城镇零售业的支配者。直到20世纪80年代末,沃尔玛在拥有巨大的经济实力后,才开始进军大中城市市常

从上面的例子中可以看出,企业选址有自身的特殊性,把握好了其中的规律,企业在选址这一环节,也能省下一笔。哪怕只是一个家庭小作坊,从成本的角度考虑,在选址问题上也要有长远的眼光,这样做一方面可以节省初期的投入,另一方面则对企业今后的发展起着至关重要的作用。如果选址不当,可能会导致今后再次选址迁移,从而浪费资金。

小贴士

生产型企业。应该把厂址设在具有减少产品主要成本优势的地方。

销售型企业。要战略性地把经营场所选择在自身产品消费者相对集中的地方。

(2)提高设备的利用程度

在企业里,经常可以看到没有运转的机器,这些就是没有充分利用设备造成的浪费现象。在一般的企业当中,设备投资常常在总投资中占较大的比例,设备能否充分利用,直接关系到投资效益。提高设备的利用率,等于相对降低了产品成本。作为企业的管理者,在进行生产时一定要充分认识到这一点。

某省级电信运营商曾面临这样一个问题,他们在很长一段时间内,很多服务器的CPU使用率只有20%。随着设备购置费用、空间使用费用和电力费用等都呈直线上涨趋势,这种设备的低利用率造成了资源的大量浪费。在一次系统升级中,他们通过引进新技术,将设备利用率一举提高了8倍。这样节省了可观的设备购置成本和两个机柜的机房空间。

随着科学技术的迅速发展,企业的设备数量在不断增加。要对设备进行综合利用,以充分发挥设备的效能,不断提高利用效率。这不仅可以增加产量,而且可以减少单位产品的固定资产折旧费用,降低企业的设备投资成本。

小贴士

对设备进行以旧换新。

完善设备管理制度,提高设备利用率。

在淡季的时候将设备出租。

(3)缩小办公面积

如今的土地早已是寸土寸金,在确定办公场所的面积时,要小心谨慎。实际上我们身边很多企业、公司的办公面积都有富余,拥有属于自己的豪华办公室固然好,但这样在无形中浪费了许多宝贵的资源,等于把很多的钱闲置在那里。

在沃尔玛连锁店里,通常可以看到家电区的一个小角落里,有一个写有“总经办”三个小字的地方。这是一个宽约3米,长约10米,形状不规则的房间。最里面用文件柜隔出一个几平方米的区域,摆上一张桌子和一排文件柜,这就是总经理办公的地方,对面是常务副总经理的办公桌,文件柜另一边就是其他人工作的地方。办公室左右两边各有一排长长的桌子。两名秘书,两名行政部工作人员,还有四位副总经理全都挤在这片狭窄的空间内。

一个经营面积上万平方米的大超市,所有主管就挤在一个如此狭窄的办公室里办公,这么做的唯一目的,就是为了节省成本。办公室只是个办公的地方,没有必要用那么大的面积,再宽大再舒适也不过是为办公而用,对企业的利益增长没有任何实际意义。

小贴士

应严格控制办公面积,根据人数的多少,将其限定在最合理的空间内。

杜绝办公场所豪华、舒适、气派等“大手笔”操作。

不必为每个人都设办公位置,尤其销售人员,可以共用。

(4)减少办公用具的购买

在办公室成本中,购置办公用具是较重要的一项支出。无论走到哪家公司,总能从其办公室里找到一些没人用的办公桌、书架、椅子等。如果企业对此睁一只眼闭一只眼,雇员就会搁着这些家具不用反而再去买新的,这会造成很大的浪费。

思科公司总部的办公楼、实验楼有好几十座,但公司领导只占据一座中一层的一隅。从总裁钱伯斯算起,所有高层领导都只有一间背阴的小办公室,外带一间能放几把椅子的小会议室。至于大班台、休息室、双人床等影视中常见的老板必备设施,在这里连影子都见不着。

从源头上节省成本是企业获得更多利润最有效的方法。在企业里,某项不合理的安排,往往会带来更多不合理的支出。思科公司的办公场所值得很多企业家深思。试想,一间偌大的办公室,如果只摆一套桌椅看起来很不协调,肯定还要添置其他物品,这就不可避免地增加了办公室的开支。

小贴士

杜绝办公室出现私人书柜、书籍、沙发和茶几、鱼缸、观赏鱼等对企业利益增长毫无作用的设施。

在花每笔钱之前要考虑这笔支出对企业利润增长是否有利。

不必每个人都有电脑,也不必每个位置都要有电话,不用每个电话都可以打长途外线。

(5)租金与业绩挂钩

利用销售额来支付租金不仅能暂缓前期场所租金的支出,还能达到与房东共赢的效果,这样不用每月按一定数额来交纳房租。对于房东来说,你获得的收益越多,他收到的租金就越多。

小王在一个安静的商业街上开了一家古董店。考虑到店面的预付租金很高,小王就和房东商议以销售额来确定租金的多少。签约后他只交了保证金,以后每3个月按其总销售额的一定百分比来支付。房东很高兴,因为这间店铺已经闲置好长时间了,而小王基于实际销售额来支付房租也大大地减少了他的总开支。

这种支付方式对企业创业者来说也有两大好处:首先,不需要像普通租赁合同那样预付全部租金,这样就可以将节省的资金用于企业的生产经营;其次,如果经营状况不好,租金费用也不会太多,从而减小一定的投资风险。

小贴士

与房东协商店面租金的付费方式,选择其中利己的一种执行。

向房东交纳一定金额的保证金,然后约定一个较长的结账日期。

(6)灵活的办公方式

企业在设置办公室之前,应先考虑一下:办公人员有多少人,多少时间在办公室。减少办公室的使用率,就减少了办公室的各项开支,从而减少成本。

波士顿办公物业投资公司是美国拥有办公室最多的房地产公司,它曾经做过一项调查,发现它的员工平均有70%的时间不是在自己的办公室。于是该公司决定减少办公用地。它将15000平方英尺的办公用地租赁出去,同时让员工共用剩余空间。当一个员工早上上班时,计算机系统会自动决定该员工在那一天用哪间办公室(先到先决定)。这种游牧式的办公方式不仅使公司节约了办公空间,而且使公司的管理团队从19座分开的办公楼集中到一座,从而加速了决策过程和信息共享。

波士顿办公物业投资公司采用的这种游牧式办公,在满足员工办公需要的同时,将多余的办公用地租赁出去,获得的租金就是节约出来的成本。企业可以在运营过程中,根据自己的经营规模,经营方式等特点,寻找降低成本的方法。成本低了,投入少了,利润也就相应增加了。

灵活的工作场所已经不是出现在人们视线里的新概念,公司应当认识到单靠面积并不能满足所有的需求,只有当员工能够在任何地点、任何时间办公的时候,才算真正实现了灵活办公。

小贴士

对于一些工作,可以采取员工在家办公的方式。

选择轮流坐班的工作方式。

(7)利用科技优化办公模式

科技日新月异的今天,已经有很多依靠科技的力量改变生产方式、提高企业效益的例子。我们何不依靠科技的力量来优化办公模式呢?

当今,一种叫做“灵活办公空间模式”的办公方式正在跨国公司走俏。传统的办公理念将被完全打破,人们甚至可以“随时办公,随处办公”。

一位工作在上海普华永道办事处的工作人员,当他在出差3个月后风尘仆仆走进公司,要做的第一件事不是直奔办公桌,而是申请办公桌。因为此时,他在偌大的办公区内找不到属于自己的位置。而在普华永道上海办事处,像这样经常出差在外,回来后需要重新申请办公位置的审计人员有500多名。

华普公司为此引进一套申请系统,要求员工在电脑上登录用户名和密码后,进入申请页面,系统就会提示他分配出的办公位置。走到分配好的位置后,会发现他的固定电话号码已经落户该位置,而他的位置号码也已经传达给相应的行政和服务人员。这种先进的人员分配系统,对大企业的办公分配模式起到了很好的调节作用,简化了办公程序,从长远来说,降低了投入的成本。

随着房地产售价和租金的逐步升高,一些公司采取这种灵活办公策略,鼓励员工回家办公。在企业里,当员工与办公桌位比不是1:1,而是1.5:1或者更高的时候,就意味着两个甚至几个员工共用一个办公桌。这种多人流动的工作区间不仅可能激励工作效率,更直接的是缩减了公司的办公面积,节省大量的办公室成本。

小贴士

对于市尝公关、独立技术支持等部门,采取流动的办公方式。

对于常在外接触客户的员工,根本就不需要设立固定的办公地点。

用络即时通信工具进行联系而不是采取电话。

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