第82章

出纳人员在办理正常的资金收付业务的同时，还应当做好出纳档案的保管及相关工作；在离开出纳岗位之前，应认真办理相应的交接手续，圆满地结束出纳工作；单位为了加强对出纳工作的管理，提高工作效率和质量，也应定期或不定期地对出纳工作进行有效的考核。

《会计档案管理办法》第四条规定：各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。出纳档案是会计档案的重要组成部分，是记录出纳业务内容，明确相关经济责任的书面证明或其他资料，一旦遗失或因保管不善而毁坏，将给出纳员本人和单位带来严重的影响。因此，出纳员必须按规定对有关的会计资料进行妥善的保管，保证会计档案记录的真实性、完整性、连续性和准确性。

出纳档案归档的原则是“有用、真实、有效”。因此，出纳员应先对会计资料进行整理：哪些能用，哪些不需用，都要按照有关的规定和本单位的管理要求对会计资料进行挑选整理，做到定期归集、分类整理、按序排放。

1.出纳档案的保管范围

出纳档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，同时也包括相关的重要单证等，具体包括：

（1）会计凭证类：反映资金收付业务的原始单证、记账凭证、汇总凭证及其他出纳凭证。

（2）会计账簿类：现金日记账、银行存款日记账、其他货币资金明细账、辅助账簿及其他备查账簿。

（3）财务报告类：包括月度、季度、年度的出纳报告、附注及文字说明、银行存款对账单及银行存款余额调节表，其他出纳报告。

（4）其他类：作为收付依据的合同、协议及其他文件；按规定应单独存放保管的重要票证单据，如作废的支票、发票存根联及作废发票、收据存根联及作废收据；出纳盘点表和出纳考核报告等。

（5）档案管理类：出纳档案移交清册、出纳档案保管清册、出纳档案销毁清册。

2.出纳档案的整理程序

出纳人员对档案进行整理时，一般分为分类、装订和成册三个步骤。

（1）分类。出纳档案应按经济业务的性质和本单位的财务管理要求进行分类。一般应与本单位的会计分类相一致，兼顾档案装订和使用的需要。在对档案分类时，应当对一些无效或不需用的单据进行剔除。

（2）装订。由于原始单证大多零落散乱，容易遗失，所以出纳人员在对档案归类后应加以装订，以保证会计资料不易散落遗失；在装订时，应当注意档案厚度以便于使用为宜；使用活页账或卡片账的，在归档时应加以装订，并编齐页码，对不宜装订的应当连号存装防止散落；对于采用财务软件记账的单位，其打印出的纸质会计档案必须装订编号；对于具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案，保管时采用连号编排，保存在特定的档案盒。

（3）成册。对于装订完毕的出纳资料，应当立卷成册，启用封面或扉页用以记录每册的编号、所属单位、所属时期、共计号数及页数、经办人员等详细内容，并加盖单位公章和经办人员私章。在保管上有特殊要求的，可以加盖骑缝章或加贴封条。

3.出纳档案的保管责任

（1）按照《会计档案管理办法》第六条的规定：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求负责整理成卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。

（2）在当年或本会计期间内形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人负责保管，出纳人员不得兼管会计档案。

（3）移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员拆封整理，以分清责任。

（4）各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

（5）单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。