第99章

在手工方式下，对会计数据进行的分类整理是通过将记账凭证的内容按会计科目转抄到日记账、明细分类账以及总账的形式来实现的，因此围绕如何减少登账（转抄），特别是登记总账的工作量而产生了各种各样的会计核算组织程序。

常见的有记账凭证核算组织程序、多栏式日记账核算组织程序、科目汇总表核算组织程序、汇总记账凭证核算组织程序以及日记总账核算组织程序等五种。但这些核算组织程序，只能在一定程度上减少或简化转抄的工作，而不能完全避免转抄，这就决定了这些处理形式不可避免地带有手工处理的局限性。其主要缺陷是：

1.数据大量重复

记账凭证是账务处理的起点，从一定的意义上可以这样说，它所包含的信息量几乎等于各种日记账、明细账、总账及会计报表所包含的信息量之和。也就是说从信息量的角度来看，后者并没有比前者增加什么。但由于手工处理设置了日记账、明细账、总账等环节，使得记账凭证上的数据被多次转抄。如当一笔反映现金支出业务的记账凭证编制完毕之后，需要在现金日记账及相关的明细分类账上同时转抄凭证上的日期、凭证号及摘要等数据项；此外还要将凭证上的某些数据项转抄在总账上。同一数据的大量重复，不仅浪费，还极易导致数据的相互矛盾。

2.准确性差

在长期的账务处理实践中，人们总结出了一套特有的方法来避免和发现转抄错误。如记账凭证过账之后，一般在它上面加注对号以防止重复登账；明细账和总账采用平行登记的方法，以便相互核对发现明细账或总账中的过账错误和计算错误。但无论会计人员的素质如何，从填制记账凭证到编制报表的每一个环节中，转抄错误和计算错误都难以避免……手工会计下之所以会产生账证不符、账账不符、账表不符的现象，其原因就在这里。

手工会计下的会计核算组织程序并不是会计数据处理本身所要求的，而是手工处理的局限性决定的。计算机处理和手工处理相比，前者不仅在处理速度上比后者有成百倍、成千倍的提高，而且不存在因为工作时间过长或疲劳而引起的计算错误和抄写错误。这样，就产生了许多更适合计算机处理、效率更高、数据流程更加合理的账务处理形式，其中较为常见的是记账凭证文件核算形式。

这种核算形式的特点是：在系统内主要建立记账凭证文件和科目余额文件，而不设现金日记账文件、银行存款日记账及明细分类账文件。平时根据已输入的记账凭证按会计科目逐笔更新科目余额文件。需要输出现金日记账、银行存款日记账或其他明细分类账时，可临时从记账凭证文件中经挑选整理而成。

其数据流程是：

数据流程

（1）由录入员通过键盘（或自动转账）输入记账凭证（记账凭证可分为收、付、转或现、银、转等三种格式或一种通用格式）。

（2）输入的凭证经检测无误后，生成记账凭证文件。

（3）随时用记账凭证文件更新科目余额文件，以便随机查询任意会计科目的当前借方发生额、贷方发生额及期末余额。

（4）根据科目余额文件和记账凭证文件编辑输出现金日记账和银行存款日记账以及其他各种明细分类账。

数据流程

（5）根据科目余额文件编辑输出总账。

（6）根据科目余额文件，生成会计报表数据文件。

（7）根据会计报表数据文件编辑输出各种会计报表。

凭证文件核算形式的优点是数据流程简单，数据无重复存储，但由于日记账和明细账是通过临时挑选而生成的，所以其响应程度相对来说较慢。但随着高速度计算机的出现，临时挑选所花的时间可以小到忽略的程度。所以这是一种比较适合计算机特点的核算形式。可以看出，它和手工方式下的会计核算组织程序有很多不同之处，主要有：

（1）改变了现金日记账、银行存款日记账及明细分类账的输出方式。在手工方式下上述账簿属于数据存储，随着一张新的记账凭证的产生，它上面的数据被转抄到相应的日记账或明细分类账上。如上所述，这种转抄过程不仅增加了工作量而且增加了出错的可能性。新的处理方式是：将现金日记账、银行存款日记账及各种明细分类账看作数据流，当需要这些账簿的时候由计算机从所有的记账凭证中依次按相应的会计科目进行挑选，然后或屏幕显示或打印输出即可形成这些账簿。如当需要查询现金日记账时，可由计算机从所有记账凭证中将涉及到现金科目的记账凭证挑选出来，再加以编辑就是现金日记账。实际上总账的输出也可采用这种方式，这时的总账和采用手工方式记账凭证核算组织程序下的总账完全相同。采用计算机后之所以可以采用这种什么时候要账什么时候从头挑一遍的方式，根本原因还是计算机的处理速度快，挑选所花的时间小到可以忽略的程度。采用这种方式的优点是：首先一笔一笔登账的过程没有了，简化了处理过程；其次不会出现账证不符的现象，只要记账凭证没有错，账就不会错；最后，减少了存储空间的占用。其缺点是占用了较多的机器时间，若计算机的档次较低，查询账簿时所用的时间有可能过长。

（2）明细账和总账之间的核对工作不复存在。在手工方式下，明细账和总账平行登记（这种做法与数据的二次录入非常相似），并定期进行核对，当明细账和总账的数据不相符时，说明必然有一方或双方有记账错误。从一定的意义上可以说，这是手工方式下一种行之有效的查错方法。但由于计算机不会产生计算错误，明细账和总账之间的核对工作随之消失。

（3）明细分类账的输出无法参照原始凭证或原始凭证汇总表。在手工方式下明细分类账除了要根据记账凭证登记外，还要参照记账凭证所附的原始凭证或原始凭证汇总表。采用计算机后，账务处理子系统的处理起点是记账凭证，一般不输入原始凭证，这就要求所输入的记账凭证对经济业务的描述要比原手工方式更加详细。